invox経費精算、承認待ちの滞留を防ぐ「承認リマインドメール機能」を提供開始

営業日・日付・経過日数に応じたメール通知で、
月末月初の経費精算業務を効率化

株式会社invoxは、同社が開発・運営するクラウド型経費精算システム「invox経費精算」において、承認待ちのデータがある場合に承認者へメールで通知する新機能「承認リマインドメール機能」の提供を開始しました。本機能により、経費精算の申請や承認が滞留している場合に、あらかじめ設定した条件に応じて承認者へ自動でメール通知を送ることができます。経理担当者が承認状況を個別に確認し、承認者へ催促する手間を減らすことで、月末月初の締め処理や支払処理をよりスムーズに進められるよう支援します。

「承認リマインドメール機能」は、ワークフロー機能を利用可能なプランに搭載された標準機能です。

経費精算の承認待ちによる業務停滞を防止

経費精算業務では、申請内容の確認や承認が期日までに完了しないことで、月末月初の締め処理や支払処理に影響が出るケースがあります。特に、複数部門・複数拠点で承認フローを運用している企業では、承認待ちの状況を経理担当者が個別に確認し、承認者へ催促する作業が発生しやすくなります。こうした確認・催促業務は、経理担当者の負担になるだけでなく、担当者ごとの対応差や属人化を招く原因にもなります。

今回提供を開始した「承認リマインドメール機能」は、指定条件に合致する承認待ちデータがある場合に、承認者へ自動でメール通知を行う機能です。経費精算の承認フローにおける停滞を防ぎ、経理業務の標準化・効率化に貢献します。

「承認リマインドメール機能」の概要

「承認リマインドメール機能」は、承認待ちになっている経費精算データがある場合に、設定された条件に応じて承認者へメールで通知する機能です。通知条件は、各社の締め日や運用ルールに合わせて柔軟に設定できます。たとえば、毎月特定の日付や月末、指定した営業日、承認待ちになってから一定日数が経過したタイミングなどで通知することが可能です。

これにより、経理担当者が承認状況を都度確認して個別に催促する負担を軽減し、経費精算業務の停滞防止を支援します。

主な設定方法

営業日指定

土日祝日を除く平日の営業日単位で、通知タイミングを設定できます。月末月初の締め処理や支払処理に合わせて、営業日ベースで承認リマインドを行いたい場合に適しています。

日付指定

毎月の特定日や月末など、日付を指定して承認者へ通知できます。社内の経費精算締め日や支払スケジュールに合わせた運用が可能です。

経過日数指定

対象ステップが承認待ちになってからの経過日数を指定し、指定した日数を超過した場合に通知できます。承認待ちが一定期間を超えて滞留した場合に、自動で承認者へリマインドすることで、対応漏れの防止につながります。

なお、条件設定は最大10個まで登録できます。

承認リマインドメール機能が適している企業

本機能は、特に以下のような課題を抱える企業に適しています。

・経費精算の承認待ちが滞留し、月末月初の締め処理に影響が出ている企業
・経理担当者が承認者へ個別に確認・催促している企業
・複数部門・複数拠点で承認フローを運用している企業
・承認状況の確認や催促が属人化している企業
・人員を増やさずに、経費精算業務を標準化・効率化したい企業

承認待ちの経費精算データを自動で検知し、承認者へメール通知できるため、経理担当者の確認作業や催促業務の削減が期待できます。

今後は他のinvoxシリーズにも順次展開予定

invoxでは、「承認リマインドメール機能」を今後、他のinvoxシリーズにも順次展開していく予定です。シリーズ横断で承認ワークフローの停滞防止を支援することで、経理業務をはじめとしたバックオフィス業務のさらなる省力化と生産性向上を目指します。

invoxは今後も、経理業務の自動化や業務効率化に役立つ機能開発を進め、企業のバックオフィス業務を支援していきます。

invox経費精算について

「invox経費精算」は、経費精算の申請や承認、原本提出など、紙を中心としたやりとりを電子化し、領収書や交通費の入力・確認作業を自動化するクラウド型経費精算システムです。領収書のAI OCRによる自動データ化、交通費の経路検索、定期区間の考慮、入力ルール設定、自動仕訳生成などに対応し、経費処理の迅速化と申請ミスの防止を支援します。

また、クラウド上で申請・承認・保存まで完結できるため、スマートフォンからの操作やテレワーク環境にも対応しています。電子帳簿保存法やインボイス制度にも標準対応しており、多様な業種・事業形態の経費精算業務を支援します。

invox経費精算の主な特長

・領収書をAI OCRで自動データ化し、手入力を削減
・交通費は経路検索から登録可能で、定期区間の考慮にも対応
・入力ルール設定や自動仕訳生成により、申請ミスや差し戻しを防止
・クラウド上で申請・承認・保存が完結
・スマートフォン操作にも対応し、テレワーク環境でも利用可能
・電子帳簿保存法・インボイス制度に標準対応

株式会社invoxについて

株式会社invoxは、「事業を通じて子どもたちが生きる未来を明るくする」ことを目指し、経理業務の自動化を通じて蓄積したデータを活用し、事業価値を向上する「invox」シリーズを開発・運営しています。創業当初から「値上げしない方針」を掲げ、価格を抑えたソリューションを提供することで、誰もが気軽に利用できる業務効率化サービスの普及を目指しています。

同社は、生産性向上によって価値ある時間を増やすこと、環境負荷の軽減と再生に取り組むこと、子どもたちが必要な支援を受けられる社会をつくることを重視し、豊かで持続可能な社会の実現に向けた取り組みを進めています。

会社概要